All personal som arbetar inom verksamheter som omfattas av Hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Socialtjänstlagen (SoL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är skyldiga att rapportera avvikande händelser. Det gäller både offentlig och privat anställda.

Vad är en avvikelse?

En avvikelse är en icke förväntad händelse eller risk för händelse som medfört eller skulle kunna medföra skada för brukare eller patient. Att uppmärksamma händelser och risker kan förhindra att en brukare eller patient skadas eller att en liknande situation uppstår igen.

En del av det systematiska förbättringsarbetet

Rapportering av avvikande händelser är en av hörnpelarna i det systematiska förbättringsarbetet vilket består av avvikelsehantering, riskanalys och egenkontroll. Alla avvikelser ska rapporteras, registreras, utredas och åtgärdas. Riktlinjerna för avvikelsehantering gäller för alla verksamheter inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde i Partille kommun.

Vad ska rapporteras?

Händelser i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra en risk eller skada för den som får omsorg, vård, råd eller stöd ska rapporteras. Personal som uppmärksammar händelsen ansvarar för att:

  • brukaren eller patienten omhändertas på lämpligt sätt
  • sjuksköterska alltid konsulteras om händelsen gäller fall eller läkemedel
  • rehab alltid konsulteras om händelsen gäller förskrivet hjälpmedel, träning eller behandling
  • anhöriga informeras
  • händelsen och vidtagna åtgärder dokumenteras
  • avvikelserapport skrivs och lämnas till chef

Hur rapporterar man?

Händelsen ska dokumenteras i två steg:

  • på en av blanketterna under rubriken Dokument på den här sidan
  • i social journal och eller i omvårdnadsjournal

Blanketten fylls i, skrivs ut och skrivs under av den som rapporterar händelsen. Ifylld blanketten får inte sparas elektroniskt på grund av personuppgiftslagen. Lämna blanketten till din chef. Är din chef inblandad i händelsen ska blanketten lämnas direkt till överordnad chef och MAS, MAR eller SAS.

Kontakta MAS, MAR och SAS

Vid allvarliga händelser ska medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) och socialt ansvarig samordnare (SAS) kontaktas omedelbart. Du når MAS, MAR eller SAS genom kundcenter eller internkatalogen.

Lex Sarah – anmälningsskyldighet vid missförhållande

Enligt lex Sarah ska vård- och omsorgspersonal genast rapportera missförhållanden och risk för missförhållanden till den som bedriver verksamheten. Bestämmelserna om lex Sarah finns i socialtjänstlagen (2001:453), SoL, och lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Det är viktigt att rapportera, ta hand om, snabbt ändra rutiner och åtgärda brister för att säkerställa att de som får insatser från kommunen enligt SoL eller LSS ska kunna känna sig trygga med att den omsorg de får håller god kvalitet och att det inte finns hot mot deras liv och hälsa.

Omedelbara åtgärder

Åtgärder ska genast genomföras för att röja undan direkta hot mot den enskildes liv, personliga säkerhet och hälsa och förhindra att konsekvenser förvärras. Vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att liknande händelser upprepas.

Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg

Om det visar sig att missförhållandet är allvarligt, ska det snarast anmälas till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Det är socialt ansvarig samordnare som fattar beslut om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg.

Vem ska rapportera enligt lex Sarah?

Skyldigheten att rapportera gäller både den som själv uppmärksammar eller den som får kännedom om missförhållanden eller risker för missförhållanden som gäller någon enskild.

Rapporteringsskyldigheten gäller:

  • anställda
  • uppdragstagare
  • praktikant eller motsvarande under utbildning
  • deltagare under arbetsmarknadspolitiska åtgärder  

Följande personer har inte rapporteringsskyldighet:

  • frivilligarbetare som arbetar på eget initiativ, inte på uppdrag av kommunen
  • familjehem
  • tillfälligt inhyrd personal, till exempel hantverkare
  • anhörig, gode män, förvaltare

Om någon av dessa personer får kännedom om missförhållanden i verksamheten är det värdefullt om det kommer fram till ansvarig chef så åtgärder kan vidtas.

Hur rapporterar man enligt lex Sarah?

All personal som får kännedom om missförhållanden eller risk för missförhållanden ska rapportera det till närmsta chef eller dennes ersättare. Det går inte att lämna in en rapport anonymt. 

  • fyll i blanketten rapport enligt lex Sarah, se Dokument på den här sidan
  • rapporten lämnas till närmaste chef eller socialt ansvarig samordnare, SAS.

Vad ska rapporteras enligt lex Sarah?

Händelse, missförhållande eller påtaglig risk för:

  • fysiskt våld
  • psykiska övergrepp
  • ekonomiska oegentligheter
  • sexuella övergrepp
  • brister i personlig hygien, mathållning eller tand- och munhygien

Utredning av lex Sarah

En utredning av en lex Sarahrapportering ska följa nedanstående gång:

  • ärendet registreras och diarieförs
  • ansvarig för utredningen utses
  • utredningen ska göra skyndsamt
  • risk- och händelseanalys görs

Du kan läsa mer detaljerad information om utredning, ansvarsfördelning mellan olika funktioner vid lex Sarahrapportering längre ner på sidan under rubriken Mer om lex Sarah.

Har du frågor?

Om du har frågor om lex Sarah kontakta socialt ansvarig samordnare, SAS, som du når genom kundcenter eller internkatalogen.

Avvikelser som rör hjälpmedel

De flesta personliga hjälpmedel för daglig livsföring och för vård och behandling är medicintekniska produkter. Dessa produkter är särskilt konstruerade för att:

  • påvisa, förebygga, övervaka, behandla eller lindra en sjukdom
  • påvisa, övervaka, behandla, lindra eller kompensera en skada eller ett funktionshinder
  • undersöka, ändra eller ersätta anatomi eller en fysiologisk process
  • kontrollera befruktning

Förutom personliga hjälpmedel förskrivna av exempelvis arbetsterapeut, logoped, läkare, sjukgymnast eller sjuksköterska kan utrustning som används av legitimerad personal samt grundutrustning inom kommunens verksamheter vara medicinteknisk produkt.

Så gör du vid avvikelse som rör hjälpmedel

Om en avvikelse inträffat vid användning av medicinteknisk produkt ska den som uppmärksammar händelsen:

  • omedelbart sluta använda produkten och eventuella tillbehör
  • märka upp och ställa undan produkten om det är ett personligt hjälpmedel
  • genast rapportera händelsen till ansvarig förskrivare
  • om det är utrustning för legitimerad personal eller grundutrustning kontakta ansvarig chef
  • rapportera händelsen på blankett ”Medicinteknisk produkt”.

Produkten ska finnas tillgänglig till dess att utredningen är klar.

Har du frågor?

Om du har frågor om avvikelser avseende hjälpmedel kontakta medicinskt ansvarig för rehabilitering, MAR, som du når genom kundcenter eller internkatalogen.

Avvikelser i samverkan

Avvikelser vid brister i informationsöverföring mellan kommun och andra aktörer samt vid samordnad vårdplanering ska rapporteras enligt lokal rutin, se processkarta för avvikelse i samverkan under rubriken Dokument. En avvikelse kan till exempel vara när antagna överenskommelser, riktlinjer eller samordnade individuella planer inte efterföljs.

Avvikelser som rapporteras till kommun 

Nedanstående gäller för avvikelser som rapporteras till kommun från sjukhus eller primärvård:

  1. Avvikelserapporten inkommer till medicinskt ansvarig i kommunen från ansvarig vårdenhetschef inom sjukhus eller primärvård
  2. Medicinskt ansvarig lämnar originalet till berörd enhetschef inom kommunen och sparar en kopia av avvikelserapporten
  3. Berörd enhetschef inom kommunen utreder/åtgärdar avvikelsen och besvarar rapporten skriftligt. Den enhet som mottagit avvikelserapporten ansvarar för att skriftligen återkoppla identifierad orsak och planerade eller genomförda åtgärder senast inom 60 dagar.
  4. Enhetschef tar kopia av svaret och lämnar till medicinskt ansvarig
  5. Medicinskt ansvarig skickar svaret till berörd vårdenhetschef inom sjukhus eller primärvård
  6. Enhetschef informerar på APT eller motsvarande forum om avvikelsen.
  7. Medicinskt ansvarig registrerar avvikelser löpande i Excel dokument för sammanställning och uppföljning
  8. Medicinskt ansvarig rapporterar sammanställning löpande till verksamheten och till nämnden
  9. Linjeorganisationen förutsätts att lösa tvist som rör verksamhets- och kostnadsansvar
  10. Berörda förvaltningschefer ansvarar tillsammans med ansvariga chefer för de tvistande verksamheterna att träffas för att nå en lösning där tvist kvarstår
  11. I de fall tvist kvarstår kan ärendet prövas av Förvaltningsrätten.

Avvikelser som rapporteras från kommun

Nedanstående gäller för avvikelser som rapporteras av kommun till sjukhus eller primärvård:

  1. Avvikelserapport skrivs av den som uppmärksammar avvikelsen och lämnar till enhetschef. Blankett för avvikelserapport finns att hämta via länken här till höger.
  2. De berörda enheterna ska i samverkan lösa den uppkomna situationen så snabbt som möjligt.
  3. Originalet skickas av enhetschef till medicinskt ansvarig.
  4. Medicinskt ansvarig tar kopia av avvikelserapporten och skickar till ansvarig vårdenhetschef på berörd enhet inom sjukhus eller primärvård.
  5. Den enhet som mottagit avvikelserapporten ansvarar för att skriftligen återkoppla identifierad orsak och planerade eller genomförda åtgärder senast inom 60 dagar.
  6. När medicinskt ansvarig får svar på avvikelserapporten från sjukhus eller primärvård lämnas kopia av denna till enhetschef
  7. Enhetschef hanterar och informerar om avvikelsen på APT eller motsvarande forum
  8. Medicinskt ansvarig registrerar avvikelser löpande i Excel dokument för sammanställning och uppföljning
  9. Medicinskt ansvarig rapporterar sammanställning löpande till verksamheten och till nämnden
  10. Linjeorganisationen förutsätts att lösa tvist som rör verksamhets- och kostnadsansvar
  11. Berörda förvaltningschefer ansvarar tillsammans med ansvariga chefer för de tvistande verksamheterna att träffas för att nå en lösning där tvist kvarstår
  12. I de fall tvist kvarstår kan ärendet prövas av Förvaltningsrätten.

 

Ansvarsfördelning vid avvikelsehantering

Enhetschefens ansvar

Enhetschef har ett övergripande ansvar för att:

  • rutinerna för avvikelsehantering är kända inom verksamheten
  • det finns kända rutiner på enheten för hur och när kontakt ska tas med sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast
  • lämpliga åtgärder för att utreda och säkerställa patientsäkerheten vidtas och att dessa dokumenteras på avvikelseblankett
  • det finns rutiner så att all personal får kunskap om de lokala Lex Sarah-rutinerna
  • avvikelserapport skrivs och kopia skickas till MAS/MAR/SAS
  • i de fall annan enhets personal är involverad i händelsen skickas kopia av avvikelserapporten till aktuell enhetschef för komplettering och eventuell åtgärd
  • avvikelserapporterna inklusive åtgärder och statistik återrapporteras till enhetens personal och används för att förbättra och utveckla kvaliteten i verksamheten.

 

MAS och MAR ansvar

Inom avvikelsehanteringen ansvarar MAS och MAR för att:

  • följa upp, registrera och analysera händelsen, initiera eventuell teknisk utredning 
  • informera vård- och omsorgsnämnden
  • bedöma när det är aktuellt med anmälan till Läkemedelsverket och Inspektionen för vård och omsorg
  • patienten eller närstående blir informerad och ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen om anmälan görs till  Inspektionen av vård- och omsorg enligt Lex Maria
  • patienten eller närstående får en kopia på beslut av Inspektionen av vård- och omsorg
  • uppföljning och återföring av erfarenheter av avvikelser sker i verksamheten

SAS ansvar

Inom avvikelsehanteringen ansvarar socialt ansvarig samordnare, SAS för att:

  • följa upp, registrera och analysera händelsen inom socialtjänstens område
  • initiera eventuell utredning informera vård- och omsorgsnämnden
  • bedöma när det är aktuellt med anmälan till Inspektionen för vård och omsorg, IVO,  enligt Lex Sarah
  • se till att brukaren eller närstående blir informerad och ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen
  • om anmälan görs till Inspektionen av vård- och omsorg se till att brukaren eller närstående får en kopia på beslut från Inspektionen av vård- och omsorg, IVO
  • uppföljning och återföring av erfarenheter av avvikelser sker i verksamheter

Mer om lex Sarah

Även risker ska rapporteras

Lex Sarah omfattar även en person som kan komma att få insatser enligt SoL eller LSS. Det innebär att rapporteringsskyldigheten startar så snart en myndighet har påbörjat ett ärende för en person, även om beslut om insatser ännu inte fattats. Rapporteringen ska utgöra en naturlig del i det systematiska kvalitetsarbetet genom att alla hjälps åt att göra iakttagelser av sådant som kan:

  • innebära hot mot att enskilda får god omvårdnad, gott stöd och god service samt lever under trygga förhållanden
  • rapportera iakttagelserna, såväl faktiska missförhållanden som risker och hot
  • åtgärda iakttagelserna

Missförhållanden som ska rapporteras kan vara utförda handlingar och försummelser som inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Även risk för missförhållande ska rapporteras.

Exempel på övergrepp och brister i omsorgerna

Övergrepp och brister i om sorgen är exempel på sådant som ska anmälas enligt lex Sarah. Med övergrepp menas till exempel:

  • fysiskt våld (t.ex. slag, nypningar, hårda tag, fasthållning)
  • psykiska övergrepp, till exempel hot, trakasserier, skrämsel, kränkningar)
  • ekonomiska oegentligheter, till exempel stöld av pengar eller ägodelar, utpressning med mera
  • sexuella övergrepp

Med brister i omsorgerna menas brister i:

  • personlig hygien
  • mathållning
  • tand- och munhygien
  • tillsyn den enskilde får
  • ett bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet.

Polisanmälan

Misshandel, förskingring, stöld eller annan brottslig handling faller under allmänt åtal och ska alltid polisanmälas. En polisanmälan utesluter inte den interna lex Sarahutredningen. Vid stöld i brukarens hem, ordinärt eller särskilt boende, uppmanas alltid den bestulne, dennes anhöriga eller god man att göra en polisanmälan.

Enhetschefens ansvar vid rapportering enligt Lex Sara

Enhetschef ansvarar för att all personal fortlöpande får information om lex Sarah rutinerna. Information om rapporteringsskyldigheten bör ges både muntligt och skriftligt minst en gång per år. Enhetschefen ska försäkra sig om att all personal känner till lex Sarah och ska också säkerställa att den anställde informerats om lex Sarah rutinerna.
Informationen ska ges både muntligt och skriftligt i samband med nyanställning eller när enheten tar emot en praktikant som introduceras i verksamheten. Vid nyanställning ska personal signera att man erhållit och förstått informationen.
Åtgärder vid kännedom om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande

  • omedelbara åtgärder vidtas utan dröjsmål utifrån vad situationen kräver för att avhjälpa det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande
  • ansvarig chef kontaktar medicinskt ansvarig sjuksköterska
  • beslutar om åtgärder samt handlägger det personalärende som kan uppkomma med anledning av inträffad händelse
  • ansvarar för att informera den enskilde som är berörd eller god man och vårdnadshavare
  • vid behov informera anhöriga. Tänk på regler om sekretess.
  • ta ställning till om och hur den enskilde ska ges stöd
  • under utredningstiden skall ansvarig chef bistå medicinskt ansvarig sjuksköterska med uppgifter i utredningen
  • tar beslut i ärendet efter det att utredningen är genomförd
  • återkoppling till personal samt informera om nya rutiner
  • uppföljning

Alla rapporter ska tas med i förbättringsarbetet. Syftet är att utveckla verksamhetens kvalitet.

Socialt ansvarig samordnares ansvar vid rapportering enligt Lex Sara

Vid en rapportering enligt lex Sarah ansvarar SAS för att:

  • informera förvaltningschef, ansvarig nämnd om missförhållandet eller påtaglig risk för missförhållandet
  • ärendet registreras och diarieförs
  • rapporten utreds i samverkan med berörd enhet
  • göra en anmälan enligt lex Sarah till Inspektionen för vård och omsorg vid allvarliga missförhållanden eller risk för missförhållanden.

Utredning och dokumentation av lex Sarah

Rapport ska utredas skyndsamt. Arbetet med att utreda anmälan ska inledas av ansvarig chef senast vardagen efter att anmälan har tagits emot. Av utredningen ska framgå:

  • vad som har hänt • vilken risk som föreligger
  • vilka konsekvenser det har fått eller kan få
  • orsaker
  • vad kan göras för att förhindra att det händer igen 
  • när uppföljning är planerad

Utredningen avslutas med ett ställningstagande och beslut av enhetschef. Av beslutet ska framgå om missförhållandet eller risken för missförhållandet kan anses avhjälpt, samt om missförhållandet kan anses som allvarligt eller om risken anses påtaglig. Ett missförhållande ska bedömas som allvarligt om det innebär eller har inneburit ett allvarligt hot mot eller har medfört allvarliga konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykisk hälsa. En risk ska bedömas som påtaglig om det är en uppenbar och konkret risk för allvarligt missförhållande. Allvarliga missförhållanden och påtagliga risker ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg.

Enskild verksamhet ska själva rapportera, utreda rapporter och fatta beslut om anmälan enligt lex Sarah. Om anmälan berör en verksamhet med allmänt inriktade insatser inom socialtjänsten som bedrivs på uppdrag av kommunen ska med berörd nämnd avses den nämnd som har tecknat avtal om verksamheten.